ما هي خطوات كتابة خطاب رسمي، تختلف وتتعدد الخطابات التي قد يلقيها الناس في بعض التجمعات، حيث ان لكل مناسبة سواء كانت دينية او مناسبة اجتماعية او المناسبات الوطنية، لها طريقتها الخاصة التي يتم الكتابة والالقاء فيهت، حيث ان لغتنا العربية هي بحر كبير من المعارف والمعلومات التي يتم من خلالها استغلال افضل الكلمات التي تتناسب كل منها مع المناسبة التي تقع فيها، وان هنالك بعض الخطابات الرسمية التي قد يلقيها الرئيس او احد كبار البلد على الملء والتي تحتاج الى الدقة والترتيب في الكلمات وطريقة الالفاء التي تختلف عن غيرها من الخطابات التي قد يلقيها البعض في مناسبات اخرى.
طريقة كتابة خطاب رسمي
هناك عددة طرق لكتابة خطاب رسمي منظم ومتكامل ويمكننا كتابة خطاب رسميّ مكتمل، بمراعاة أن يحتوي جميع العناصر الأساسية للخطاب، وهي كما يلي:
الترويسة الرسمية
تحتوي الترويسة الشكل والمظهر العام للخطاب وتشمل الترويسة الرسميّة عنوان المُرسِل في الجهة العلوية من الخطاب، ويُراعى الترتيب المكاني خلال كتابة العنوان، حيث يُكتَب أولاً اسم الشارع في السطر الأول، واسم المدينة والرمز البريديّ لها في السطر التالي، وإذا كان الشخص المُرسِل يسكن الريف يجب عليه أن يكتب اسم قريته، ثمّ المدينة التي تتبعها إداريّاً، وفي السطر الثالث يُكتب تاريخ تحرير الخطاب بمحاذاة جهة اليسار، كما يجب كتابة التاريخ كاملاً من اليوم، والشهر، والسنة.
العنوان الداخليّ
يعد العنوان الداخلي عند اعداد الخطاب من المهم جداََ حيثُ يجب مراعاة كتابة عنوان الداخلي يُكتب في العنوان الداخليّ اسم وعنوان الشخص أو الجهة المُرسَلة إليها في السطر الأول، ويُراعى ترك فراغ مناسب بين الترويسة والعنوان الداخلي، ويكتب عنوان الشارع في السطر الثاني، ويجب أن يشتمل العنوان الداخلي على المُسمى الوظيفي للمرسَل إليه، واسم المؤسسة أو الجهة التي يعمل لصالحها بشكلٍ كامل وواضح.
التحيّة
من المهم جداََ عند اعداد اي من الخطابات أن يبدأ بالاستهلال أو التحيّة الافتتاحية للخطاب، وتكون أدنى العنوان الداخلي بمقدار سطرين أو ثلاثة على جهة اليمين من الورقة، كأن نحيي المرسَل إليه بكلمات مثل: سعادة، معالي، ثمّ نُتبعها بوظيفته والاسم الأخير، وكأن نقول معالي الوزير فلان مثلاً، أو عطوفة النائب، أو المُحافظ فلان.
نصّ الخطاب
يجب عند تجهيز واعداد اي من الخطابات علي مراعاة نصّ الخطاب وهو يحتوي على مضمون الخطاب أو الرسالة الموجهة، وفيه يكتب المُرسِل شكواه أو قضيته إلى مؤسسة ما، ويكون بعد التحيّة بسطرين، ويُكتب بطريقةٍ مُرتبة من حيث الطباعة أي لا تلتصق الكلمات ببعضها، ويتمّ مراجعة بناء الكلمات لتجنب الخطأ الإملائي، كما يُصاغ موضوعه بلغة جيدة، ومُقنعة، ومختصرة، إلى جانب توضيحها لجوانب القضيّة التي من أجلها تمّت كتابته وإرساله.
الخاتمة
وعند كتابة الخاتمة يجب علينا العمل علي ان نختصر اهم ما جاء في الخطاب من نقاط مهمة لكي نذكر بها المستمع و الخاتمة هي العبارة التي تختم الخطاب، وتُعلّم القارئ أو المُرسَل إليه بانتهاء الموضوع، وفي الخطابات الرسميّة فإنّ أغلب الكلمات المُستخدمة هي خالص التحيّة، أو تقبّلوا فائق الاحترام، وتكتب إحدى هذه العبارات أسفل الورقة على الجهة اليمين، في حال كان الخطاب بالعربيّة.
التوقيع
حيثُ يُكتب التوقيع بعد الخاتمة لكن بترك فراغ مناسب بينهما كمسافة ثلاثة أسطر، وفيه يكتب المرسِل اسمه بالكامل، ثمّ يرسم توقيعه إذا كان يتمتع بمكانة وظيفية مُهمّة؛ فالتوقيع هو سمة خطيّة خاصّة بشخصٍ دون آخر.
طريقة القاء الخطاب الرسمي
ان هنالك مجموعة من النصائح التي يجب على من يلقي الخطبة الرسمية ان يلتزم بها، وان من اهم هذه الطرق هي ما يلي:
- الحديث والوقوف بعفوية: حيث يعتبر التوتر طبيعي أثناء إلقاء الخطابات الرسمية، وان أفضل طريقة للتغلب عليه هي بالتصرف بطريقة طبيعية وايضا تجنب التصنع سواء كان ذلك في الطريقة التي يقف فيها الخاطب او غيرها.
- اختيار ملابس مناسبة ومريحة: حيث يعد اختيار الملابس مهم في ترك انطباع أولي جيد عند الجمهور، لذلك فانه يجب على الخاطب ارتداء ملابس تناسب البيئة التي سوف يلقي فيها الخطاب
- الابتعاد عن القراءة: حيث يجب اعتماد المتحدث أثناء الخطاب على فهمه للقضية، وايضا تجنب القراءة، ويمكنه استخدام ملاحظات تذكيرية للرجوع إليها لكي تساعده على التذكر
- تشويق الحضور: حيث انه يعتبر تحمس الخاطب حول فكرته من أكثر الأشياء التي تؤثر على الجمهور وتشوقه للاستماع والتفاعل بشكل إيجابي مع المتحدث
- دعم الخطاب بالوسائل المرئية: حيث تعطي الوسائل المرئية أثناء الخطاب قدر إضافي من الفائدة للخطاب، وتعزيز وصول الفكرة للجمهور بشكل افضل واوضح