يُعتبر التّقرير من أهمّ النّشاطات والأعمَال التِي يُمارسها الانسان في عَمله المُؤسّسي أو الحُكومي، فالتّقرير هام جداََ فِي العَمل المُنظّم، ويمتاز التقرير باحتوائه على معلومات قيمة ومفيدة لتوضيح سَير العمل داخِل أي مُؤسّسة، وفِي المَقالة التّالية سنتعرّف عَلى كيفية اعداد وكتابة التقارير، فهُناك بَعض مِن العَناصر التِي يَجب اتّباعها عِند كِتابة أي تَقرير يَخدم سَير العَمل، ويهدُف التّقرير إلي تَوضِيح المَهام التِي تُشير إلي رُقيّ العَمل، وبَينمَا تتمثّل أهميّة كِتابة التّقرير فِي تَوضح الخطط او لتحقيق هدف معين، ومن خلال التقرير التالي سنوضح لكم كيفية اعداد وكتابة التقارير الرسمية.
كتابة التقرير
عِند كتابة التّقرير يَجب مُراعات بعض من الأمور والعَناصِر الأساسيّة الهامّة، وذلِك بِهدف الحُصول على تَقرير رسمِي وفعّال ويوجد ايضاََ عدة أقسام للتقرير، وفيما يأتي اهم أقسام التقرير:
- صفحة العنوان: ويُذكر بها رقم التقرير، وعنوانه، وأسماء مُقدِّميه، وعدد صفحاته، والتاريخ، واسم الشخص المُوجَّه له التقرير.
- محتويات التقرير: تقدّم الموضوعات المختلفة والرسوم البيانيّة والتوضيحيّة، وبعدها يعرض مُعِدّ التقرير مقدمة تقدّم ملخصاً لموضوع التقرير.
- ملخص التقرير: وهو ملخص لما يحتويه التقرير من الغرض، والإجراءات، والنتائج، والمقترحات، فهو بذلك يمثل خلاصة للتقرير.
- التقرير التفصيلي: وهو جسم التقرير، ويعرض الخطوات المؤدّية للنتائج والمقترحات.
- النتائج: تتم مناقشة النتائج المبنيّة على الحقائق.
- التوصيات: تدرج مع مبررات وضعها.
- جميع الملاحق: كل ما يلزم لإتمام التقرير.
مراحل كتابة التقرير
يوجد عدة مَراحل لكِتابة التّقرير يجب اتباعها عن كتابة التقرير، والتي تتمثل في بعض من النقاط التالية:
- الإعداد والتجهيز:
- هي مرحلة تحديد الهدف من التقرير، ولهذا بعض الشروط اللازمة كالآتي:
- على مُعِد التقرير أن يحدّد مسبقاً ما سيعرضه في التقرير بدقّة.
- على مُعِد التقرير أن يفكّر بشكل عميق في كيفيّة تحديد الهدف والغرض من التقرير، فأغراض التقرير قد تكون:
- إعطاء بيانات.
- تفسير ظاهرة ما.
عرض مقترحات وآراء.
تحليل لمشكلة ما.
توثيق حدث أو موقف ما.
- على مُعِد التقرير أن يحدد قارئي التقرير، فقد يسأل نفسه أسئلة تتعلّق بجمهور التقرير مثل:
من هو القارئ؟
ماذا يجب أن يعرف القارئ من خلال التقرير؟
كيف يمكن لمعلومات التقرير أن تضيف على ما يعرفه القارئ مسبقاً؟
أي المصطلحات يجب استخدامها في التقرير حتى لا تشكل لُبساً في فهم القارئ؟
ما هي السلطات المُتاحة للقارئ التي تمكنه من تنفيذ المقترحات المُرفقة في التقرير؟
على مُعِد التقرير أن يعرف مسبقاً مصادر المعلومات التي سيذكرها في التقرير سواء كانت مكتبية من خلال السجلات، وفهرسات، أو ميدانية بناءً على الملاحظة والحوار، ومن ثمّ يجمع الحقائق ويراجعها بدقّة، وكذلك يجب على المُعِدّ ألا يخلط بين الحقيقة وبين رأيه الشخصي.
- الترتيب والتنسيق:
- هنا يجب مراعاة بعض من النقاط الهامة عند اعداد وتنسيق التقرير وهي كتالي:
- كتابة الغرض أو الهدف الأساسي من التقرير في عبارة واضحة؛ فهذا يساعد القارئ على استبعاد ما لا يتعلق بموضوع التقرير، بعد ذلك يتم اختيار عنوان مناسب للتقرير.
- ترتيب الحقائق والمعلومات والأفكار في تتابع زمني منطقيّ، وحذف ما هو غير مهم.
- التأكّد من أنّ الأفكار والمقترحات مستندة على الحقائق المذكورة.
أسس كتابة التقرير الفعال
هناك بعض من الاسس الهامة يجب اتباعها عن كتابة التقرير الفعال وهي على النحو التالي:
- يجب أن يكون هناك حاجة للتقرير.
- يجب عرض المؤشرات والأسباب الدالّة على ضرورة إعداد التقرير.
- يجب أن يستند التقرير إلى حقائق وليس آراء ووجهات نظر، ويجب أن تستند الآراء على الحقائق التي تصف الواقع كما هو، فالتقارير لا تعتمد على القيم المرتبطة بالآراء الشخصيّة لدى مُعِدّ التقرير.
أسس إعداد التقرير الجيد
يجب اتباع بعض من الاسس الهامة عند كتابة التقرير الجيد، والتي تتمثل في النقاط التالية:
- وضوح العناوين.
- أن ترتبط فقرات التقرير ببعضها بشكل منطقي لا يترك فجوات مُبهمة لدى القارئ.
- الإيجاز.
- سهولة الفهم للقارئ.