ما هي خطوات كتابة شكوى رسمية، ان الكتابة هي من اهم الاساليب التي يعبر فيها الناس عن ما يدور في بالهم من امور، وقد تنوعت اشكال الكتابات فمنها الرسائل والخطابات وغيرها، وان رسالة الشكوى هي من اهم الكتابات التي يقوم بها الناس، وان رسالة الشكوى الرسمية من أنواع الرسائل التي يتوجه فيها الموظفون إلى أحد المسؤولين عنهم، وفي العادة ما يتم إرسال هذه الرسائل بهدف التظلم لحدث معين، أو من اجل الاعتراض على قرارٍ قد صدر من قبل هؤلاء المسؤولين، وان لكتابة رسالة الشكوى الرسمة خطوات مهمةٌ والتي يجب معرفتها واتباعها حتى تظهر هذه الرسالة بشكل لائق، وتكون قادرة على إيصال وجهة نظر مرسلها وذلك حسب للقوانين والتعليمات المعمول بها في المؤسسة.
خطابات الشكوى
تختلف أشكال الخطابات والمكاتبات الرسمية وغير الرسمية حول العالم وذلك حسب الغرض من كتابتها، وان خطابات الشكوى هي إحدى الأشكال الأكثر انتشار للمكاتبات الرسمية وخاصة عند تعامل الأشخاص أو الأعمال مع الجهات الحكومية وذلك عند التظلم من واقعة معينة أو سوء تقديم وإحدى الخدمات أو تأخرها، وتتميز خطابات الشكوى الرسمية المكتوبة عن الشكوى الشفهية بالكثير من المزايا والتي أهمها قدرة الشاكي على التعبير عن ما تعرض له من ظلم بوضوح ودون الوقوع في أي أخطاء قول عبارات مسيئة أو غير ملائمة في حالات الغضب عند الحديث المباشر
قواعد كتابة الشكوى الرسمية
- تَقديم الشّكوى إِلى الجِهات المختصّة، خِلال فَترة زمنيّة مُحددة.
- تقديم المعلومات الصحيحَة فِي الشكوى، وتجنّب الافتِراء أو الكذب، حيث ستقدم الشكوى إلى جِهة رسميّة، وسيتمّ أخذ كافة المعلومات المذكورة على محمل الجد.
- تَقديم الشّكوى من صاحبهَا بِصفة شخصية، أو بِصفة وَكيل أو وليّ أو وصيّ، حيث لا يتمّ قبول الشكوى من أيّ جهة لا يوجد لها علاقة بالموضوع.
- تجنّب استعمال الكلمات العاميّة، أو الاختصارات، أو الأخطاء الإملائيّة، بل يجب أن يقوم المتضرّر بالتعبير عن شكواه، باتباع قواعد اللغة بشكل كامل، حتى يتمكّن القارئ من فهم كافّة محتوياتها.
- تجنّب كتابة الرسالة بِخط اليد، ومن المستحسن طباعتها، مع مراعاة أن يكون حجم الخط ولونه واضحين.
محتوى الشكوى الرسمية
- إسم الجِهة التِي سَيتِم تَوجيه الشّكوى إِليها: حَيثُ يَتم كتابة اسم الجِهة بشكلِِ مُحدّد وَدقِيق، يَكتب اسم الجهة التي يَتم تقديم الشكوى إليها، في منتصف أعلى الصفحة، وفي حال كانت موجهة إلى جهة، يجب أن تبدأ بكلمة (لدى، مثل لدى دائرة، أو لدى محكمة، أَو لدى إدارة)، وفي حال كانت موجهة إلى شخص، يجبُ أن تبدأ بالمنصب الوظيفيّ أو الاجتماعي للشخصية، مثل (السيدة، أو سعادة، أو عطوفة).
اسم المشتكي:
يجبُ أَن يَقوم الشخص المتضرّر، بِكتابة اسمه الرباعي، ورقم هويته، وتاريخ ميلاده، وعنوانه بشكل تفصيليّ، ورقم هاتِفه، وطبيعة وعنوان عمله، كما يجب أن يذكر صفته في الشكوى، في حال كانت صفةً شخصيةً، أو وكيلاً، أو غير ذلك.
اسم المشتكى عليه:
يجبُ ذِكر اسم الشّخص المُشتكى عليه، عَن طريق كتابة اسمه الرّباعي، وكافّة المعلومات التعرِيفيّة عَنه، مثل عنوانه ورقم هاتفه، ومكان وطبيعة عمله، حتى تتمكن الجهة المختصّة من الوصول إليه.
موضوع الشكوى:
في هذا الجزء، يَذكر المُشْتَكِي مَوضوع الشّكوى بشكلِِ مختصر، كعنوان.
واقعة الشكوى:
- في هَذا الجُزء من رسالة الشكوى الرسمية، يتمّ ذكر الشكوى بشكل تفصيليّ، وبطريقة معبّرة وواضحة، كما يجب أن يراعي الاختصار وذكر أهمّ المواضيع، مثل تاريخ حدوث الواقِعة، ذكر أيّ شهود قد حضروها، وذكر أيّ بيانات تؤيّد صحّة شكواه، وفي حال كانت الوَقائع طويلة، من المستحسن تقسيمها إلى فقرات.
- الطّلب: وهو الغاية من تقديم الشكوى.
- التّاريخ: وهو تاريخ تحرير الشكوى.
- التّوقِيع: عن طريق كتابة الاسم الرباعي مرةً أخرى، ومن ثمّ التوقيع بشكل رسمِي بخط اليد، في أيسر الصفحة، وتحت المتن، وأسفل عبارة الاحترام بشكل قليل.
بَعد الانتِهَاء من كتابة رِسالة الشّكوى الرّسمية، يَجب ذكر عبارة الاحترام، مثل (مع الاحترام، أو مع فائق الاحترام والتقدير)، وتُكتب هذه العبارة بعد المتن مباشرةً في منتصف الصفحة.