ليس مِن الصَّعب كتاب محضر صغير إذا ما تعرّفنا على العناصر الأساسيّة الواجب توافُرها في هذا المحضر، ولمعرفة كيفية كتابة محضر قصير يتوجّب علينا إتباع الخطوات التي سنوردها لكُم مِن خلال هذا فهرس والتي نشرحُ فِيها كيفية كتاب محظر ما هي البنود الواجب توافيها في هذا المحضر كي يكون متكاملًا وسليمًا من الناحية المهنية، ومن أجل تسهيل الأمرِ عليكُم سنوفر لكم نموذجًا لمحضر صغير لتتمكنوا من الإستفادة منه واعتباره كمسودّة تتعلمون من خلالها كيف صِياغة محضر صغير، مع مُراعاة الفروق البسيطة بين أنواع المحاضر والتي سنتعرف عليها وأكثر من خلال طرح كيفية كتابة محضر قصير بالشرح الوافي والمبسط لتعم الفائدة.
كتابة محضر قصير
يرجعُ السَّبب وراء كتابة محضر الاجتماع الي معرفَة النتائج التي تَوصّل إليها الإجتماع أو لم يتوصل إلي نتائج والعمل علي وضع النقاط حول المشاكل التي واجهها الاجتماع واسبابه والاستفادة من الاخطاء وتعديلها.
حيث يتكون محضر الاجتماع من المعلمات الاساسية فقط دون التطرق الي التفاصيل غير المهمة مثل موضوع الاجتماع ،مكان وزمان الاجتماع ،اسم معد محضر الاجتماع،اسم قائد الاجتماع ،تاريخ كتابة محضر الاجتماع ،القرارات التي اتخذت ، معلومات مهم اخر للمحضر ، تاريخ الاجتماع ووقت البدأ والانتهاء ،واسماء من اعتذر عن الاجتماع .
ويتضمن معلومات مهمة يرجي الأخذ بها عن كتابة مسودة الإجتماع، فيجب كتابة المحضر بشكل محدد وواضح ليسهم في انجاح الاجتماع ، واخد الامر علي محمل الجد ، فقد يسبب الاستهتار الي فقدان عنصر مهم للمناقشة او عدم تنفيذ بعض القرارت او توصيات الاجتماع مما يؤدي الي خلق مشاكل بين اعضاء الاجتماع ، العلم بموضوع الاجتماع وجول الاعمال وسبب انعقاد الاجتماع ، الحضور مبكرا الي مكان الاجتماع ،وتجهيز الادوات والمكان للاجتماع ، توفير كشف جاهز للحاضرين لتوقيع الحضور لمعرفة الخاضرين والمتغيبين ، الجلوس بجانب قائد الاجتماع لمناقشته عند الحاجة في بعض امور الاجتماع ، تسجيل اهم القرارات والمناقشات التي دارة في الاجتماع والابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية بالدرجة الاولي ، بعد انتهاء الاجتماع يتم توزيع المحضر للأغضاء لابداء اي تعديل ، توقيع المحضر من الاعضاء .