تُعتبر الرّسالة من أهمّ عَناصر المحادَثات والتواصل بين الاشخاص فهي عبَارة عن طريقة من إحدي الطرق التي يَعتمد عليها الانسان في المحَادثة لذَلك سنوضّح من خلال فهرس التالي طريقة كتابة رسالة رسمية باللغة العربية حيثُ أنّ الكثير منا يحتاجها فى عمله وحياتِه بِمختلف الأسباب وبالتّالي إنّ هُنا عناصر مهمّة يَجب اتّباعها عند كتابة واعداد رسالة رسمية باللغة العربية وفي عصرنا الحالي انتَقلت مرحة الكتابة الورقية الي كتابة الرسالة بِشكل الكتروني وإرسالها عَبر الانترنت وفِي هذا فهرس سنتعرّف علي كيفيّة وطريقة كتابة رسالة رسمية باللغة العربية.
كيفية كتابة رسالة رسميّة باللغة العربية
سنتعرّف هُنا في فهرس التالي علي أَهمّ الخطوات التي يجب مراعاتها عند اعداد وكتابة الرسالة الرسمية، الغرض من الرسائل الرسميّة عادةً يكون تقديم الطلبات أو الشكاوى إلى الجهات المختصّة، أو رسائل الأعمال التجاريّة المختلفة، ومهما كان موضوعها فإنّها تكون عادةً مُرسلةً إلى شخص ذي حيثيّة عمليّة؛ بحيث لا مجال للصداقة أو الإسهاب في الحديث معه بصورةٍ وديّة أكثر من اللازم، لذا يجب أن يلتزم المرسل بالإيجاز، والدقة، والوضوح في اختيار الكلمات والاعتناء بالألفاظ الصحيحة التي تؤدّي الغرض دون محسّناتٍ بديعيّة أو تشبيهاتٍ بيانيّة، كما يجب الحرص على الكتابة بموضوعيّة دون إظهار مشاعر خارج الإطار الرسميّ، إلى جانب الاعتناء باللغة من حيث الشكل، والمضمون، والتنسيق.
قالب الرسالة الرسمية
- تبدأ الرسالة بما يُعرف بالترويسة، وهي كتابة اسم المرسل، ورقم هاتفه في المربّع الأيمن أعلى الصفحة، وتحته العنوان والرمز البريدي، وذلك لأنّ تلك المُكاتبات عادةً ما تتمّ قراءتها من قبل المسؤول بعد التخلّص من الظرف.
- يُكتب تاريخ الإرسال تحت الترويسة بسطر، وتحته اسم أو صفة الشخص الذي يُفترض أن يستلم الرّسالة مع عنوانه ورقمه البريدي؛ بحيث يكتب اللّقب ويليه الاسم في حالة معرفته، وفي حالة جهل المرسل باسم المُستلم يكتب اللقب والصفة، مثل: السيد/ مدير العلاقات العامة.
- تُكتب التحيّة بعد ترك مسافةٍ، وتحتها بسطرٍ يبدأ المرسل في كتابة متن الرسالة التي تكون عادةً مكوّنةً من ثلاث فقراتٍ مُوجَزة، تُخصَّص الفقرة الأولى لذِكر الغرض من إرسال الرسالة بصورةٍ مباشرةٍ وواضحةٍ، والفقرة الثانيّة تكون عبارةً عن تفنيدٍ لذلك الغرض مع إبراز الوقائع أو الحجج في حالة الحاجة إلى كتابتها، والفقرة الثالثة والأخيرة تكون عبارةً عن الطّلب النهائيّ من الرسالة والذي يكون متّصلاً بالغرض الذي كُتِب في الفقرة الأولى، ويُراعى أن يتمّ الفصل بين الفقرات الثلاثة بسطرٍ فارغٍ بين كلّ منها.
- تُنهى الرّسالة بتحيّةٍ مُذيّلة بتوقيع المُرسِل، ويمكن وضع ملاحظة إرفاق مستندات أو صور في حالة وجود أيّ منها.
شروط كتابة الرسالة الرسمية
عند كتابة الرسالة الرسمية للجهات الحكومية يجب عليكم أخي الكاتب مراعات بعض من الشروط التي يجب توفرها في رسالتك، حتى تخرج برسالة رسمية، ومن بين أهم هذه الشروط وفرناها لكم علي شكل نقاط اسفل هذه الفقرة، نتمنى ان تتبعونها بالترتيب.
أولًا : لابد أن تتسم الرسالة الرسمية بالوضوح و الدقة و البعد التام عن أي غموض أو لغة معقدة .
ثانيًا : لابد أن تكون الرسالة الرسمية قصيرة و يتم كتابتها في إيجاز فهي ليست كالرسائل بين الأصدقاء أو الرسائل الأخرى .
ثالثًا : لابد أن تتميز الرسالة الرسمية باستخدام اللغة الفصحى و يجب من الكاتب الإبتعاد عن الألفاظ العامية تمامًا .
رابعًا : تتميز الرسالة الرسمية عن غيرها من الرسائل بعدم استخدام الألفاظ الجمالية في اللغة أو استخدام اسلوب الخيال فلابد من أن يتم كتابة الرسالة بموضوعية و مصداقية .